REGULAMIN WYDARZENIA EV EXPERIENCE

§1

Postanowienia ogólne

  1. Regulamin dotyczy organizacji przez Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych („Organizator”) wydarzenia o nazwie EV Experience organizowanego w dniach 24-25.05.2024 r. na Torze Modlin („Wydarzenie”) oraz zasad udziału w nim uczestników.
  2. Organizatorem Wydarzenia jest Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych z siedzibą w Warszawie przy ul. Fabrycznej 5A, 00-446 Warszawa, zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000643156, REGON: 365877690, NIP: 5252684377 (PSPA).
  3. Wydarzenie ma charakter edukacyjny. Celem Wydarzenia jest poznanie elektromobilności w praktyce.
  4. Podczas Wydarzenia na stoiskach przygotowanych przez partnerów Organizatora będzie można zdobyć wiedzę o elektromobilności, zapoznać się z ofertą partnerów, a także odbyć jazdy testowe, które będą odbywać się na dwóch niezależnych torach.
  5. Regulamin dotyczy wszystkich osób, które w czasie trwania imprezy będą przebywać na terenie, na którym odbywa się Wydarzenie.
  6. Każdy uczestnik Wydarzenia ma obowiązek stosować się do postanowień niniejszego regulaminu, decydując się na wzięcie udziału w Wydarzeniu uczestnik akceptuje niniejszy regulamin.
  7. Celem regulaminu jest określenie zasad udziału w Wydarzeniu, w tym w celu zapewnienia bezpieczeństwa poprzez określenie zasad zachowania się osób obecnych na Wydarzeniu i korzystania przez nie z terenu, na którym odbywa się Wydarzenie, a także ze znajdujących na nim urządzeń.
  8. Podmiotem odpowiedzialnym za organizację Wydarzenia jest Organizator.
  9. Za bezpieczeństwo na stoiskach wystawców biorących udział w Wydarzeniu oraz bezpieczeństwo uczestników podczas jazd testowych oferowanych przez partnerów Organizatora odpowiedzialność ponoszą partnerzy.


§2

Wstęp na Wydarzenie

  1. Wydarzenie ma charakter otwarty. Prawo wstępu ma każdy zainteresowany udziałem w Wydarzeniu, który zakupi bilet wstępu („Uczestnik”).
  2. Wstęp na Wydarzenie jest odpłatny. Bilety wstępu na pierwszy dzień Wydarzenia mogą nabyć wyłącznie Uczestnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy nabywają bilety po nawiązaniu kontaktu z przedstawicielem Organizatora przesyłając odpowiednie zgłoszenie na adres email: wojciech.jakubczak@pspa.com.pl. Bilety wstępu na drugi dzień Wydarzenia mogą nabyć wszyscy zainteresowani udziałem w Wydarzeniu za pośrednictwem serwisu evexp.pl.
  3. Bilety wstępu na Wydarzenie uprawniają Uczestników Wydarzenia do korzystania bez ograniczeń z atrakcji udostępnianych na terenie Wydarzenia, przy czym udział w jazdach testowych organizowanych przez partnerów Organizatora jest realizowany pod warunkiem i na podstawie zapisów prowadzonych w punkcie wskazanym na terenie Wydarzenia na zasadach określonych przez partnera Organizatora organizującego daną jazdę testową. Zakup biletu na Wydarzenie nie jest równoznaczny z uzyskaniem prawa do jazdy testowej.
  4. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest:
    a. dokonanie zgłoszenia on-line poprzez System Rejestracji Meeting Application dostępny na stronie www.evexp.pl do dnia 25.05.2024 r. oraz
    b. dokonanie stosownej opłaty w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia nie później niż do dnia 23.05.2024 r.

    Wykonanie opisanych powyżej czynności prowadzi do zawarcia z Uczestnikiem umowy na uczestnictwo w Wydarzeniu z dniem dokonania Opłaty („Umowa”).

  5. Organizator zastrzega możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania limitu miejsc na Wydarzeniu.
  6. Prawidłowe dokonanie rejestracji on-line obejmuje akceptację Regulaminu oraz podanie następujących danych zgłaszającego: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej dodatkowo: nazwa firmy, adres firmy – ulica, numer lokalu, miasto, państwo, numer identyfikacji podatkowej (NIP), adres e-mail;
    Rejestracja Uczestników obywa się poprzez w System Rejestracji MyEvent.
  7. Uiszczenia Opłaty dokonuje się poprzez serwis Autopay. Za dokonanie Opłaty przez system Autopay uważa się moment potwierdzenia płatności przez system Autopay. W przypadku woli otrzymania faktury za dokonaną płatność należy wysłać maila, podając numer płatności oraz dane do faktury, na adres: biuro@pspa.com.pl.
  8. Nieuregulowanie Opłaty w pełnej wysokości w terminie wskazanym w ust. 4 skutkuje nieprzyjęciem zgłoszenia przez Organizatora. W razie wątpliwości, w szczególności w przypadku wyczerpania limitu miejsc na Wydarzeniu, o kolejności decyduje moment przesłania zgłoszenia.
  9. Wysokość Opłat za uczestnictwo w Wydarzeniu jest określona na stronie internetowej www.evexp.pl w zakładce Kup bilet oraz w treści poniżej. Podane ceny są wyrażone w wartościach netto (bez VAT).

    Opłaty za uczestnictwo w EV Experience 2024:

    Dzień dla firm – 24.05.2024 r.
    Bilet dla Partnerów EV Experience: wstęp bezpłatny
    Bilet indywidualny dla firm: 199 PLN / os. netto
    Bilet Drużynowy dla firm: 699 PLN / 3 os. netto

    Dzień otwarty – 25.05.2024 r.
    49 PLN brutto
    Dzieci do lat 16 – wstęp bezpłatny

  10. Poprzez akceptację Regulaminu i udział w Wydarzeniu Uczestnik zezwala Organizatorowi na nieodpłatne wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielanie, rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego w formie fotografii lub zapisu video oraz zezwala Organizatorowi na rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Wydarzeniu w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych związanych z Wydarzeniem lub działalnością PSPA, w tym na profilach PSPA na portalach społecznościowych, takich jak Facebook czy LinkedIn. Zgoda dotyczy sytuacji, w którym wizerunek Uczestnika nie stanowi elementu Wydarzenia.
  11. Przy okazji rejestracji zgłoszenia uczestnictwa Uczestnik może wyrazić odrębne zgody na przetwarzanie danych osobowych w innych celach niż te, o których mowa powyżej (np. marketingowych związanych z organizacją innych wydarzeń przez PSPA).
  12. Program Wydarzenia podany jest na stronie www.evexp.pl. PSPA zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu albo zmiany miejsca Wydarzenia, a także zmian w programie Wydarzenia i zobowiązuje się do poinformowania o tym na stronie www.evexp.pl, a jeżeli zmiany nastąpią na etapie rejestracji zgłoszeń uczestnictwa – także poinformuje drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem. Sposób postępowania w przypadku rezygnacji i zwrotu wniesionej opłaty reguluje § 3 Regulaminu.
  13. Uczestnikowi przysługuje prawo reklamacji. Reklamacje można składać listownie na adres PSPA podany w § 1 lub mailowo na adres: biuro@pspa.com.pl
  14. PSPA postara się rozpatrzyć reklamację niezwłocznie, nie dłużej jednak niż w terminie 30 dni od jej wpływu. W przypadku braku podania danych niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji Uczestnik zostanie wezwany do ich uzupełnienia. W razie bezskutecznego upływu terminu na uzupełnienie danych przez Uczestnika, reklamację uważa się za niebyłą, a zgłoszenie zostanie zamknięte.
  15. W treści składanej reklamacji Uczestnik powinien zawrzeć: swoje dane identyfikujące, tj. imię i nazwisko, firmę i NIP (przypadku uczestnictwa w ramach działalności gospodarczej przez Uczestnika), dane kontaktowe: adres mailowy oraz numer telefonu oraz opis przyczyny reklamacji oraz wyczerpujące dane dotyczące zdarzenia: czas, miejsce, opis zdarzenia, problemu. Uczestnik powinien również wskazać, czego się domaga.
  16. Złożenie reklamacji nie zwalnia użytkownika z konieczności przestrzegania niniejszego Regulaminu i innych obowiązujących regulacji.

§3

Rezygnacja z uczestnictwa

  1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Wydarzeniu najpóźniej do dnia 12.05.2024 r. na zasadach określonych poniżej. PSPA dokona zwrotu należności z tytułu wniesionej Opłaty za uczestnictwo (w ramach Autopay lub w formie przelewu bankowego), wyłącznie na podstawie wniosku Uczestnika wysłanego drogą poczty elektronicznej (e-mail) na adres: biuro@pspa.com.pl. W e-mailu należy podać numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zwrot należności za wniesioną Opłatę.
  2. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Wydarzeniu po terminie wskazanym w ust. 1 powyżej w przypadku istotnej zmiany programu Wydarzenia, istotnego skrócenia lub przełożenia terminu albo zmiany miejsca Wydarzenia po wskazanym w ust. 1 terminie. W takim przypadku wniosek składa się do dnia 21.05.2024 r., a zwrot środków możliwy jest jedynie w przypadku nieuczestniczenia w Wydarzeniu. W e-mailu należy podać podstawę rezygnacji oraz numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zwrot należności za wniesioną Opłatę.
  3. PSPA dokona zwrotu należności w formie przelewu na rachunek bankowy podany w e-mailu przez zainteresowanego, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania e-maila przez PSPA.
  4. W związku z ewentualnymi zmianami Regulaminu, o czym mowa dalej w § 7 ust. 3, Uczestnikowi przysługuje prawo do rezygnacji z udziału w Wydarzeniu, za zwrotem Opłaty za uczestnictwo, jeżeli Opłata taka została uiszczona na rzecz Organizatora, Postanowienie ust. 2 stosuje się odpowiednio.
  5. Uczestnikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy stosownie do art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 287 – t.j. ze zm). Organizator przyznaje jednak Uczestnikom będącym Konsumentami, niezależnie od uprawnień określonych w ust. 1-2 powyżej, prawo do rezygnacji z uczestnictwa w Wydarzeniu w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy, nie później jednak niż przed dniem rozpoczęcia Wydarzenia, bez podania przyczyny. W takim przypadku, wniesiona Opłata zostaje w całości zwrócona.
  6. Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa, w każdym z przypadków opisanych powyżej powinno zostać przesłane na adres mailowy Organizatora: biuro@pspa.com.pl. W treści oświadczenia, uczestnik powinien wskazać podstawę rezygnacji oraz numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot Opłaty. Zwrot Opłaty zostanie dokonany w ciągu 14 dni od dnia złożenia oświadczenia o rezygnacji z uczestnictwa na wskazany w oświadczeniu numer rachunku bankowego.

  7. PSPA przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w terminie do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia Wydarzenia. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać złożone Uczestnikowi na piśmie lub za pośrednictwem poczty e-mail, na adres e-mail podany przez Uczestnika przy rejestracji. W przypadku złożenia przez Organizatora oświadczenia o odstąpieniu od Umowy, Umowę uważa się za niezawartą, a Organizator zwróci Uczestnikowi całą uiszczoną przez Uczestnika Opłatę za Wydarzenie w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od Umowy na rachunek bankowy podany przez Uczestnika.

§4

Zasady porządkowe obowiązujące podczas Wydarzenia

  1. Osoby małoletnie uczestniczą w Wydarzeniu pod opieką prawnych opiekunów oraz na wyłączną odpowiedzialność osób, które sprawują nad nimi pieczę.
  2. Uczestnicy Wydarzenia oraz wszystkie osoby, które znajdują się na terenie Wydarzenia, mają obowiązek zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób obecnych na tej imprezie.
  3. Uczestnicy Wydarzenia muszą stosować się do zaleceń przedstawicieli Organizatora, mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku.
  4. Zakazuje się:
    1. niszczenia oznaczeń i tablic informacyjnych, nośników reklamowych, urządzeń i sprzętu znajdującego się na terenie imprezy,
    2. jakiegokolwiek działania mogącego stanowić zagrożenie dla życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób przebywających na terenie imprezy, a w szczególności rzucania jakichkolwiek przedmiotów,
    3. niszczenia trawników, krzewów i drzew znajdujących się na terenie Wydarzenia,
    4. wnoszenia i posiadania w trakcie Wydarzenia: broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, napojów alkoholowych, materiałów
      pożarowo niebezpiecznych, środków odurzających lub substancji psychotropowych, ostrych przedmiotów itp.
    5. wprowadzania zwierząt.
  5. Uczestnicy poza przestrzeganiem niniejszego Regulaminu zobowiązani są do przestrzegania zasad obowiązujących na stoiskach partnerów Organizatora oraz Regulaminu Toru Modlin.
  6. Przedstawiciele Organizatora są uprawnieni do wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z regulaminem, a w przypadku niewykonania tych poleceń, wezwania ich do opuszczenia Wydarzenia.
  7. Organizator utrwala przebieg Wydarzenia dla celów dokumentacji, promocji lub reklamy Wydarzenia i Organizatora oraz sponsorów i partnerów w przyszłych latach. Wizerunek osób przebywających na terenie imprezy może zostać utrwalony, a zdjęcia będą rozpowszechniane dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych. Uczestnicząc w Wydarzeniu uczestnik wyraża zgodę na utrwalanie i przetwarzanie jego wizerunku.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej. Za siłę wyższą uznaje się zdarzenie będące poza kontrolą organizatora, które powoduje, że wykonanie zobowiązań jest niemożliwe lub może być uznane za niemożliwe ze względu na występujące okoliczności. Siłę wyższą stanowią w szczególności: warunki atmosferyczne, awarie lub zakłócenia pracy urządzeń dostarczających energię elektryczną, ciepło, światło, stan zagrożenia epidemiologicznego itp.

§5
Przetwarzanie danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych uczestników Wydarzenia jest Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych („Administrator”).
  2. Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe uczestników Wydarzenia, takiej jak w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail oraz inne dane podane podczas rejestracji na Wydarzenie.
  3. Dane osobowe są przetwarzane w celu:
    a) realizacji uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na organizacji Wydarzenia, zapewnienie bezpieczeństwa, czynnościach administracyjnych oraz fotorelacji wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    b) realizacji umowy o udział w Wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    c) wynikającym z treści udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
    d) realizacji obowiązków prawnych związanych z organizacją Wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  4. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym dane osobowe uczestników na zlecenia Administratora w związku ze świadczonymi na jego rzecz usługami (np. firmom świadczącym usługi z zakresu IT, ochroną) oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
  5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres przydatności do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 3 powyżej. Dane nie będą podlegały profilowaniu.
  6. Każdej osobie przysługuje prawo:
    a) dostępu do danych,
    b) sprostowania danych,
    c) przenoszenia danych,
    d) usunięcia danych,
    e) ograniczenia przetwarzania danych,
    f) wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych,
    g) cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność przetwarzania,
    h) wniesienia skargi do organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkować brakiem możliwości udziału w Wydarzeniu.
  8. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym realizacją praw, o których mowa powyżej prosimy o kontakt mailowy pod adresem e-mail: biuro@pspa.pl